Презентація Кідрука: Як організувати культурний захід з бюджетом у майже 6 тис грн і не втратити їх?

Півтори тижні тому у Полтавському краєзнавчому музеї пройшла презентація нового роману Макса Кідрука «Не озирайся і мовчи». Хоч основна ціль письменника — розповісти про книгу і по максимуму продати її, ми принципово робимо такі заходи комерційними.

Квиточки по 50 грн (дайте глядачу щось матеріальне)

Ціна у 50 грн по кишені хоч студенту, хоч працюючій людині. Кожен має відвикати від сприйняття культури як чогось безкоштовного. Тому кілька порад тим, хто хоче робити цікаві комерційні події у Полтаві.

Тримайте у голові страх, що до вас ніхто не прийде

Платний вхід на презентацію книги вимагає підвищених зусиль до організації. Не раз бачив, як до організаторів навіть безкоштовно приходило мало людей. Вони потім розповідають, що полтавці — бездуховні, що їх не цікавить культура. Але якщо детальніше глянути на підготовку заходу, виявляється, що вони майже нічого не зробили, щоб залучити аудиторію.

Страшенно боюся стати таким організатором — самовпевненим і лінивим. Тому перед плануванням заходу знаю: до мене на подію ніхто не прийде. Цей страх допомагає бути в тонусі.

Визначте, скільки часу приділятимете організації, і не відходьте від плану

Зазвичай, організація культурних подій — ваша соціальна відповідальність. І займатися нею доводиться у вільний час. Тому детально сплануйте процес організації — раджу навчитися малювати діаграми Ганта.

Графічна частина діаграми Ганта

Зробивши календплан, побачите скільки зусиль потрібно для якісної роботи і скільки годин на день потрібно займатися заходом.

Не відлинюйте від плану. Запитуйте себе щовечора: «Чи зробив я все можливе, щоб цей проект вдався?».

Працюйте системно — це полегшує роботу

Якщо проводите певний захід щорічно, вже починатимете не з чистої сторінки. Ми організовували презентацію Кідрука вп’яте. Тому мали старі зустрічі у соцмережах, де були його читачі, і знали людей, які вже не раз відвідували такі заходи та обов’язково прийдуть ще.

Орги і Кідрук у Полтаві у минулому році

З досвіду минулих презентацій ви пам’ятаєте помилки, яких уникнете цього разу. Що, звісно ж, не врятує від нових факапів.

Забудьте про офлайн і афіші

Інтернет переміг усі інші носії. Хоча б за ціною залучення однієї особи. Тому якщо цільова аудиторія заходу — молодь, максимально використовуйте саме онлайн-майданчики.

Аудиторію соцмереж треба здивувати (ми знущалися як могли)

Презентація Кідрука була для нас експериментом. Наразі всі учасники «Magnum Opus» завантажені своїми проектами у Yoda Consult, Esfi, Змісті, Інституті аналітики та адвокації. Тому вирішили використати виключно промоцію через соцмережі: тут можна працювати без потреби кудись їхати і витрачати час на офлайн.

Зосередьтеся на соцмережах

Ми використовували Facebook та Instagram. У першому випадку це була стандартна зустріч, куди запрошувалися зацікавлені полтавці, і реклама на цільову аудиторію (любителі книг, жахів, Стівена Кінга та науки від 17 до 45 років у Полтаві). У другому — лише реклама.

Один з варіантів реклами для смартфонів у Facebook

Що варто пам’ятати при налаштуванні промоції:

• Змінюйте візуал реклами щодня, бо користувачі звикають до нього у стрічці;
• Створюйте картинки, які здивують, але дотичні до заходу;
• На картинках не більше 20% тексту;
• Якщо бачите ваша реклама погано сприймається аудиторією —  міняйте. 

Залучайте лідерів громадської думки

Яка б ефективна не була реклама у соцмережах, люди більше довіряють рекомендаціям знайомих. Лідерів думок варто ми залучаємо уже за день-два до заходу. Люди ліниві і купують квитки в останні дні. З нашого досвіду, за останні два дні перед презентацією викуповуюється більше 30% квитків, а за два тижні до цього — менше 70%.

До речі, Олексій дійсно був

ЛГД мають відповідати вашій події. Якщо вони пишуть пост про ваш захід — допоможіть його просуванню: створіть багато коментарів у них під постом.

Спікеру потрібна медійність

Максимально забезпечити вашому гостю доступ до ЗМІ. На цей період ви стаєте його локальним піарником.

За кілька днів до заходу я розсилаю для ЗМІ анонс заходу. У цей час домовляюся з телеканалами, які можуть зробити з гостем інтерв’ю. Цього разу були зйомки на «Громадському», «Місті» та «Лтаві».

Інтерв'ю з письменником та мандрівником Максом Кідруком

На заході журналісти — ваші бажані гості, тому подбайте, щоб всі, хто хочуть зробити зі спікером матеріал, отримали змогу для цього. Будь-яка аудиторія, яку ви зібрали, завжди менша тієї, яку забезпечать журналісти. Ви для них — джерело для новини. Вони для вас — двері до людей.

Опісля заходу в той же день пишіть репортаж — для видань, які не прийшли на захід і для допомоги тим, хто прийшов. Це другий інфопривід щодо події.

Раджу самотужки зробити інтерв’ю зі спікером і розіслати його у ЗМІ через день. З однієї події ви отримаєте три інфоприводи, журналісти — три новини, а письменник — багато уваги до книги.

Будьте на локації за дві години до заходу

Цього часу вистачає, щоб налаштувати апаратуру, доставити стільці, обговорити ролі, які кожен виконує на заході: продаж квитків і книг, розсажування глядачів, допомога журналістам тощо.

Наперед прописуйте список того, що може піти не так і подбайте, щоб нічого з цього не трапилося. Під час минулорічної презентації була кількахвилинна проблема з відео. Повірте: цього разу я не відчепився, доки не побачив, що воно нормально відтворюється.

Якщо у вас великий зал — краще трохи винести з нього стільців. У випадку меншої, ніж очікувалося, аудиторії, він виглядатиме повним. При аншлазі ж немає нічого приємнішого для організатора, ніж заносити додаткові сидіння і стояти біля дверей.

Відео з презентації

Полтаві потрібно більше організаторів

Організація події — це можливість випробувати себе. І чим менша команда, тим цікавіше. Ви приміряєте роль логіста, бухгалтера, організатора, піарника, SMM-ника, продавця і навіть кухаря. Це цінний досвід, який вчить керувати будь-яким проектом.

Організація зустрічі з цікавим спікером — спроба зробити місто трошки цікавішим. Вона не потребує великих коштів: у випадку з Кідруком вклалися у 5700 грн, які потім і повернулися.

Орги і Кідрук у цьому році

Це ризик. Ти не можеш просто призначити дату й місце і очікувати, що прийдуть люди. Маєш працювати для аудиторії, говорити з нею.

Але це нереальний кайф, коли ти розумієш: «Ми це зробили!».