Регламент розгляду документів орендною комісією
Сьогодні відбулося засідання комісії з проведення конкурсу на право оренди кількох приміщень, які перебувають на балансі ПОКП «Полтавафарм» і знаходяться в м. Кременчук, м. Пирятин, с. Розсошенці Полтавського району.
По кожному окремому приміщенню заявку подав один окремий претендент. Процедура конкурсу пройшла стандартно.
По кожному окремому об’єкту:
-спершу відкрили конверт з заявкою на участь претендента у конкурсі і доданим до заявки пакетом документів;
-перевірили відповідність поданих документів встановленим вимогам;
-відкрили конверт з конкурсною пропозицією претендента;
-перевірили, чи відповідає конкурсна пропозиція умовам конкурсу;
-проголосували на предмет визначення переможця конкурсу.
Корисна регламентація
Під час проведення конкурсу я звернула увагу на відсутність чіткої регламентації процедури розгляду поданих претендентами документів. Справа тут ось у чому.
Перелік документів, які повинен надати претендент, наведений в п. 6.7 Порядку передачі в оренду майна спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Полтавської області, від 28.09.2011 р.
Наприклад, претенденти юридичні особи окрім заяви про участь у конкурсі, пропозиції щодо виконання умов конкурсу повинні надати:
· документи, що посвідчують повноваження представника юридичної особи,
· копії установчих документів,
· копію витягу з ЄДР,
· копію звіту про фінансові результати претендента з урахуванням дебіторської і кредиторської заборгованості за останній рік,
· довідку від претендента про те, що стосовно нього не порушено справу про банкрутство.
Згідно п. 6.10 Порядку комісія повинна розглянути ці документи. Але яку саме інформацію комісія повинна перевіряти в цих документах? Який висновок комісія повинна зробити на підставі розгляду даної інформації?
Наприклад, комісія розглядає установчі документи. Вона повинна тільки впевнитися, що такі документи є чи з’ясувати якусь конкретну інформацію в установчих документах?
Що комісії дивитися в установчих документах? Може, інформацію про повноваження? Може, розмір статутного фонду? Може, склад засновників? Може, види діяльності, які має право здійснювати претендент?
Що комісії дивитися в установчих документах?
Те саме стосується й інших документів. Наприклад, Звіт про фінансові результати, ще й з урахуванням дебіторської і кредиторської заборгованості за останній рік. Яку інформацію комісія повинна перевірити на підставі даного Звіту? Чи комісія повинна всього лише подивитися наявність цього Звіту?
Може, комісія повинна провести економічний аналіз Звіту? Може, запросити для здійснення аналізу аудиторів? Але яким чином цей аналіз приліпити до нашого конкурсу з оренди? У кого кращі показники, тому й віддати об’єкт в оренду? А в кого, приміром, збиткова діяльність та/чи велика кредиторська заборгованість, то тому може взагалі не надавати в оренду?
Що комісія повинна дивитися в Звіті про фінансові результати?
І так далі тому подібне.
***
Так от. Відсутній регламент роботи комісій з розгляду поданих претендентами документів.
Відтак, розгляд документів перетворюється на формалізм. Комісія всього лише фіксує наявність відповідних документів. Але ж тоді навіщо вони взагалі? Для галочки?
Подання кожного документа повинна мати якийсь сенс. Інакше навіщо взагалі його подавати. І навіщо комісії витрачати час на його «розгляд».
Якщо подається Звіт про фінансові результати, то напевне не для галочки а для отримання певної інформації. Виходить, ця інформація може бути належною і може бути неналежною. Якщо неналежна, то претендент не допускається до участі у конкурсі.
Тобто, я пропоную зробити регламент розгляду документів. Регламент – це таблиця з переліком документів у першій колонці, коментарів до кожного документа у другій колонці і висновком комісії («так» чи «ні») в третій колонці.
Маючи такий регламент комісія бере відповідний бланк і рядок за рядком заносить до бланку підсумки розгляду кожного документа. Заповнений бланк регламенту буде матеріальним свідченням роботи комісії щодо розгляду документів.
Якщо відповідь в таблиці на всі документи буде «так», то зазначені документи вважаються належними і претендент допускається до участі в конкурсі. Якщо хоча б на один документ буде відповідь «ні», то відповідний документ вважається неналежним і претендент не допускається до участі в конкурсі.
Якщо якийсь документ в принципі не може мати відповідь «ні», то такий документ слід взагалі виключити зі списку документів, які слід подавати претендентам.
***
Питання щодо регламенту буду виносити на розгляд найближчої бюджетної комісії.
