15 квітня, 20:40

Як організувати комерційний літературний захід у Полтаві на 300 чоловік

Цього тижня ми з «Magnum Opus» організували у Полтаві презентацію книги Сергія Жадана «Тамплієри». Для нас цей захід став наймасштабнішим. Ми вирішили поділитися інструментами, використаними у промоції. Впевнений, вони будуть корисними для організаторів будь-яких подій. 

Часто чую від знайомих, що полтавці — пасивні, їм немає діла до культурних подій і інші подібні історії. Ще 5 років тому ми з «Magnum Opus» взялися доводити протилежне. Починали з квартирників, куди приходили знайомі, а кілька днів тому організували наймасштабніший (принаймні на моїй пам’яті) літературний комерційний івент у місті.

Глядачі на заході Глядачі на заході

Домовившись з менеджером Жадана, ми поставили собі планку у 250 глядачів. До цього найбільше людей ми зібрали на презентації «Зазирни у мої сни» Макса Кідрука у жовтні минулого року — 150.

У промоції використовували як уже «класичні» механіки, так і нові інструменти.

Вирішення всіх організаційних питань ще до переправи

  • Планування бюджету

У локальних організаторів немає великого бюджету. Нам навіть довелося ризикувати власними грошима, вкладаючи їх у захід. Тому потрібно розподілити кошти максимально ефективно. 

  • Розподіл повноважень

У будь-якій команді є люди, які краще виконують певні функції. Ми з «Magnum Opus» чітко розуміємо компетенцію кожного члену команди. Спеціалізація спрощує роботу.

Важливо визначити куратора заходу. Він нагадуватиме іншим членам команди про їхні завдання та контролюватиме виконання.

  • Розробка календарного плану промоції заходу

Потрібно розуміти, куди рухається команда. Ми знали активності на кожен день, тому могли планувати час і рухатися до мети.

Але цього замало. Двічі на тиждень ми збиралися, оцінювали результати і, якщо потрібно, корегували план. Це рятує від кризових ситуацій.

  • Розробка макетів дизайнером

Більшість людей — візуали, тому не треба недооцінювати роль дизайнера. Усі макети краще підготувати заздалегідь для швидкого друку, розповсюдження поліграфії та запуску онлайн-промоції.

Флаєри Флаєри

  • Підготовка відео для промоції

Використання відеоконтенту — тренд року. Краще також підготувати матеріали заздалегідь. Ми обрали два напрямки: підготовка ролику-запрошення та генерація відео членами команди.

Майже кожен з нас зняв відео, де він читає улюблений вірш Жадана. За рахунок цього ми збільшили відсоток унікального відеоконтенту у промоції, а також використали власну впізнаваність серед цільової аудиторії.

  • Запуск передпродажу

Передпродаж — впевненість, що люди прийдуть на захід. Ми зробили вилку цін між ним і вартістю входу в день події — 20 грн. Тому глядачі були вмотивовані брати квитки заздалегідь.

Точка передпродажу має знаходитися в зручному місці. У нашому випадку — це магазин «Настільні ігри» у центрі Полтави («Злато Місто»).  

Використовуйте усі доступні інструменти!

Зазвичай, ми будуємо кампанію по одному алгоритму. Але цього разу вирішили спробувати нові інструменти.

  • Електронний передпродаж

Основна мета організатора — комфорт відвідувачів. Наприклад, купівля квитків з дому. Сервісів електронного передпродажу багато. Ми обрали з найменшим відсотком за послуги — 2event. Інструмент використовували вперше, люди до нього не звикли, тому 23 квитка, придбаних онлайн — хороший результат.

Сторінка заходу на сайті 2event Сторінка заходу на сайті 2event

  • Робота з партнерами

Ми домовилися з кількома полтавськими кав’ярнями, які вкладали у рахунки флаєри заходу. У одному з пабів на екрані транслювали наш ролик-запрошення.

Крім того, вдалося домовитися за безкоштовне поселення Сергія Вікторовича та його менеджера у готелі.

  • Залучення до промоції студентських активістів

Велика частина відвідувачів мистецьких заходів — студенти. Цього разу ми співпрацювали з представниками студентського самоврядування. Вони взяли квитки на реалізацію і отримували по 10 грн з кожного. Але поки що результати тут незначні.

Більше соціальних медіа, мілорд

Сьогодні найефективніший інструмент промоції заходів — соціальні медіа. Люди проводять там значну частину часу.

Через велику кількість банерів, плакатів, бордів виникає «банерна сліпота». Тому соцмережі ефективніші за зовнішні рекламні носії. І менш затратні фінансово.

Раніше ми використовували «Вконтакте» та «Facebook», цього разу долучили й Instagram. Це додатковий канал комунікації, популярний серед цільової аудиторії.

«Вконтакте»

  • Створення зустрічі, її наповнення, проведення розсилки

Основний майданчик для промоції через «Вконтакте» — зустріч. Спочатку потрібно наповнити її інформацією: фото, відео, контакти, посилання, кілька публікацій. Це дозволить одразу ввести в курс справи людей, які зацікавляться заходом.  

Інтерфейс зустрічі в Вконтакте Інтерфейс зустрічі в Вконтакте

Розсилку можна проводити вручну, але краще з допомогою сервісів. Раніше організаторів рятував VK Bot, зараз — VK Button. Для цього у вас має бути хоча б одна більш-менш велика група.

Зустріч потрібно оновлювати 2-3 рази на день. Ми ставимо публікації зранку, коли люди їдуть на навчання або роботу, під час обідньої перерви і ввечері. Ці пости допоможуть максимально розкрити суть заходу.

  • Використання інших доступних майданчиків

Якщо у вас є тематичні спільноти, які допоможуть у промоції — обов’язково репостіть туди новини. Якщо немає — домовляйтеся з адміністраторами. У випадку з обмеженим бюджетом, можна платити квитками на захід.

Важливо не просто публікувати новини, а «шерити» із зустрічі, щоб користувачі переходили у неї і отримували необхідну інформацію.

  • Масштабна спам-компанія

Часто організатори нехтують одним з найефективніших інструментів — спам-розсилкою. Кожен з нас надіслав сотні повідомлень друзям та підписникам тематичних спільнот з Полтави або полтавцям у таких спільнотах як «Сергій Жадан» (ми створили їх пул перед початком промоції). «Недрузям» можна щодня надсилати 20 повідомлень. Тому потрібно починати спам-кампанію заздалегідь.

Щоб не потрапити у спам, варто кожне повідомлення починати з особистого звернення та додавати кілька файлів. Це може бути афіша заходу, аудіо, відео. Не раджу надсилати посилання.

  • Проведення розіграшів

Користувачі «Вконтакте» люблять «халяву». У зустрічі ми розіграли книгу Жадана і домовилися з партнерами — пабліками «Подслушано в Полтаве», «Valber» та «Полтавське Громадське телебачення» — про розіграш квитків. Роблячи його, закінчуйте за 3-4 дні до початку заходу. Зазвичай, користувачі чекають до останнього і не купують квитки. А так у всіх, хто програє, буде час і мотивація це зробити.

Розіграш у спільноті Подслушано в Полтаве Розіграш у спільноті Подслушано в Полтаве

Facebook 

  • Створення зустрічі й Invite All

Головний елемент розкрутки зустрічі — запрошення друзів за допомогою скрипту «Invite All». Він ставиться у браузер Chrome. Технологія схожа на VK Button: ви натискаєте на кнопку і програма автоматично запрошує ваших друзів з міста Полтави (можна встановити будь-яку геолокацію) долучитися.

Як і у випадку з «Вконтакте» зустріч варто систематично оновлювати, щоб вона спливала в стрічках новин у людей, які підписалися на неї.

  • Використання таргетингової реклами

Ми не використовуємо рекламу «Вконтакте». Тому сконцентрували третину промоційного бюджету у «Facebook». Рекламували дописи з використанням відео — вони набирають більше охоплення. Крім того, важливо правильно налаштувати таргетинг на цільову аудиторію.

  • Залучення до промоції лідерів громадської думки

Більшість ЛГД активно працюють у «Facebook». Не бачу особливої проблеми у тому, щоб звернутися до них за допомогою. Люди набагато краще реагують на особисті рекомендації, ніж на рекламу.

Пост на сторінці начальника УКБ Полтавської ОДА Тимофія Голбана Пост на сторінці начальника УКБ Полтавської ОДА Тимофія Голбана

Ми створили список ЛГД і графік публікацій. Таким чином, майже кожного дня у новинних стрічках полтавців з’являвся Сергій Жадан.

Instagram

До цього ми не використовували Instagram у промоції заходів. Але це доволі ефективний інструмент. Головне — постійно генерувати якісний графічний та відеоконтент.

Важливі моментів для роботи з цією соцмережею:

  • Виокремлення цільової аудиторії і підписання на її акаунти

Instagram дає змогу підписатися на 900 людей на день. Для більшої ефективності, можна ще й взаємодіяти зі сторінками ЦА: ставити лайки, писати коментарі;

  • Використання інструменту історій

Не всі люди догортають до вашої публікації у стрічці новин. А от історія побачать з набагато більшою вірогідністю. А вона — гарний стимул перейти на вашу сторінку.

Інші важливі інструменти

  • Робота зі ЗМІ

Підтримуйте з журналістами гарні стосунки. Вони і ваш анонс розмістять, і свій репортаж із заходу підготують. А для тих, кого не було на презентації, ми самі написали і надіслали репортаж.

Крім того, цього разу ми зробили анонс-ролик, який безкоштовно показували на місцевому телебаченні.

  • Розклейка афіш у місцях скупчення цільової аудиторії

Як я уже казав вище, у нас не було великого бюджету. Тому ми розміщували афіші точково: «Нова Пошта», педагогічний університет і його околиці, бібліотеки, Свято-Успенський собор, кав’ярні.

  • Не шкодуйте квитків для ЛГД

Присутність на заході ЛГД — це дуже важливий іміджевий момент. Тому ми пропонували деяким лідерам громадської думки прийти на презентацію безкоштовно. Втрачаються лише віртуальні гроші на квитках.

  • Готуйте гарні фото- та відеозвіт

Постпромоція — це теж дуже важлива сторона заходу. Якщо людина не змогла його відвідати і побачить класні фото- та відеоматеріали після, у неї виникне бажання долучатися до ваших івентів у майбутньому. Хто ж не хоче класні фото?

Презентація «Тамплієрів» Сергія Жадана в ПолтавіВідеозвіт з заходу

Куди ж без факапів?

  • Популяризувати власний хештег за два тижні

Перед початком промоції ми вирішили запустити флешмоб з використанням хештегу #йду_на_жадана. Люди мали знімати відео та публікувати їх з цим хештегом. Той, чий ролик набере найбільшу кількість лайків, мав отримати книгу віршів Жадана.

Але, на жаль, через брак часу нам не вдалося популяризувати хештег та цей флешмоб. У ньому взяло участь лише 2 людини. Приз не відповідав кількості і важкості дій для його отримання.

  • Недостатній рівень комунікації з місцем проведення заходу

Коли один з членів команди домовлявся за проведення заходу у Краєзнавчому музеї, він не до кінця окреслив масштаби. Тому, коли на подію почав іти натовп людей, у працівниць закладу почалася легка паніка. Щоб таких ситуацій не виникало, краще одразу проговорювати усі моменти.

  • Перетин декількох заходів з однаковою ЦА

Це важко назвати факапом, але момент важливий. Уже після початку промоції презентації, інші організатори вирішили провести майже в той самий час концерт Piano Extremist'а. Частина спільної ЦА розсіялася. Важливо відслідковувати такі моменти і комунікувати, щоб усі організатори були у плюсі.

Хто звідки прийшов на захід?

Перед заходом ми роздавали аудиторії анкети, де просили відповісти на кілька питань. З понад 300 людей ми опитали 104 людини. Виявилося, що 32 людини дізналося про захід з «Facebook», 36 — з «Вконтакте», 24 — через друзів, 7 — з онлайн-видань, 3 — з флаєрів, 2 — з афіш.

***

Розписаний тут алгоритм — не істина у останній інстанції. Але він показав ефективність і ми вирішили поділитися нашими прийомами з іншими організаторами.

У своїй роботі ви можете використовувати й інші механіки — головне, щоб вони приносили результат.

Про автора
Денис Старостін
Медіаджедай
Денис Старостін
19
Останні публікації